Zasílání dat do CSÚIS je možné pouze pomocí datových souborů ve formátu XML.Soubory v jiném formátu do CSÚIS nelze zasílat!
Struktura každého výkazu je v technickém manuálu definována formou XSD schématu. Toto schéma přesně definuje požadavky na strukturu XML, tak aby byl výkaz do CSÚIS přijat jako validní. Každý výkaz je po přijetí do CSÚIS kontrolován a v případě, že je odhalen nesoulad s definovanou strukturou (XSD), není výkaz dále zpracován. Pro každý výkaz je třeba vytvořit samostatné XML.
Hlavička XML obsahuje údaje o účetní jednotce a zodpovědné osobě. Hlavička výkazu obsahuje IČ, údaj o kapitole (relevantní pro ústředně řízené organizace) a identifikaci období, za které je výkaz zasílán. Tělo XML obsahuje vlastní výkaz. Patička XML obsahuje kontrolní součet a případně digitální podpis.
Výkaz ve formě XML lze vytvořit třemi způsoby:
- Úprava ekonomického informačního systému účetní jednotky, tak aby byl soubor XML automaticky vytvořen,
- Využití programu pro manuální pořizování výkazů, který nabízejí některé soukromé firmy,
- Pořízení zdarma pomocí web pořizovače v rámci tohoto informačním portálu.
Vytvořené XML je před odesláním dále nutno zodpovědnou osobou řádně zašifrovat pomocí zajišťovacích a identifikačních údajů.